Ewidencja przebiegu pojazdu - co to takiego?

Bardzo często taka sytuacja mam miejsce w mikro, małych i średnich firmach. Z racji użytkowania samochodu, ponoszą one różnego typu koszty eksploatacyjne np. wymiana części, przegląd, serwis, czy opłaty parkingowe. Jeśli właściciele tych firm chcą zaliczyć wspomniane wydatki do kosztów podatkowych zobligowani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu - zasady ogólne

Ewidencję przebiegu pojazdu jest dokumentem dającym możliwość wpisania kosztów użytkowania prywatnego pojazdu do kosztów uzyskania przychodu. Bez niej właściciel przedsiębiorstwa z pewnością nie otrzyma zwrotu kosztów. Rozliczenie wydatków odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki czyli iloczynu przyjętej stawki za 1 km i przejechanych kilometrów. W każdym miesiącu obowiązuje limit kilometrów. Jeśli wydatki przekraczają określoną wartość, można je przepisać na kolejny miesiąc, o ile mieszczą się w danym limicie. Nie można "przerzucać" naddatku kilometrów w ostatnim miesiącu roku kalendarzowego. W takim przypadku wydatki przekraczające limit kilometrów nie zostaną rozliczone i przepadają. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest konieczne, jeśli użytkowany samochód jest własnością pracodawcy, pracownika, albo korzysta się z niego na podstawie umowy najmu, dzierżawy, albo gdy pojazd jest samochodem zastępczym. Warto jednak pamiętać, że nie ma potrzeby dokumentowania kilometrówki jeśli pojazdy użytkowane są na podstawie umowy leasingowej i podatnik użytkuje samochód ciężarowy, albo gdy pojazd jest własnością pracownika, ale rozlicza się go w formie ryczałtu. Zgodnie z ustawą o PIT, motocykle również rozlicza się na podstawie limitu kilometrów.

Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Stawka za 1 przejechany kilometr określona jest w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 2002 roku. W przypadku samochodów osobowych stawka wynosi 0,5214 zł dla pojazdów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 oraz 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Stawka dla motocykli to 0,2302 zł, a dla motorowerów 0,1382 zł. Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać m.in.: dane osobowe osoby prowadzącej pojazd, numer rejestracyjny samochodu, datę i cel wyjazdu, stawkę za kilometr, liczbę przejechanych kilometrów i pojemność silnika oraz podpis podatnika. Jedna ewidencja przeznaczona jest wyłącznie do jednego pojazdu. Jeśli w firmie użytkuje się dwa lub więcej takich pojazdów, każdy z nich musi mieć własną ewidencję przebiegu. Trzeba pamiętać, że jedynie regularnie uzupełniona ewidencja daje możliwość rozliczenia kosztów eksploatacji użytkowania samochodu. Wszystkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdu muszą być udokumentowane rachunkami lub fakturami. Dopiero wypełniona ewidencja i potwierdzające dowody wydatków dają możliwość dokonania rozliczenia. Obecnie bardzo pomocne w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdów są platformy online. Przykładowo, dają one możliwość jednorazowego zaprogramowania powtarzającej się trasy, posiadają automatyczną aktualizację stawek za kilometr i są dostosowane do każdego typu pojazdu. Na koniec każdego miesiąca można bardzo szybko wygenerować i wydrukować ewidencję przebiegu. Jest to doskonałe rozwiązanie, które ułatwia i przyspiesza prowadzenie dokumentacji w firmie.

Więcej na ten temat można znaleźć na tutaj:https://wfirma.pl/ewidencja-przebiegu-pojazdu

Wydatki zaliczane do kosztów

Od stycznia 2019 roku będzie obowiązywał limit 20% na wydatki eksploatacyjne. Spowoduje on, że przedsiębiorcy będą mogli odliczyć mniejszą kwotę niż dotychczas. Do rozliczenia podatkowego zalicza się m.in. opłaty za parkingi, myjnie, naprawy pojazdu, paliwo i środki czystości. Poza tym, podlega im również wymiana wyeksploatowanych części - uszczelek, opon i polisę ubezpieczeniową. Kosztem, który podlega rozliczeniu jest część składki naliczona od wartości samochodu osobowego, która nie przekracza 20 000 Euro. Kwota musi być przeliczona na złotówki według aktualnego kursu Euro. Kosztem uzyskania przychodu może być również podróż służbowa pracownika, w którą udał się prywatnym pojazdem. Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów zgodnie z limitem kilometrów. Jeśli pracodawca wyrazi zgodne, w podobny sposób może być rozliczona służbowa podróż zagraniczna.