Cyfryzacja i bezpieczeństwo w centrum uwagi. Zakończył się IX Krajowy Kongres Sekretarzy (zdjęcia)

Pod hasłem "Sekretarz przyszłości - nowe regulacje, wyzwania i możliwości" odbył się IX Krajowy Kongres Sekretarzy, który zgromadził ponad 400 uczestników z całej Polski. Przez dwa dni sekretarze jednostek samorządu terytorialnego, przedstawiciele administracji rządowej oraz eksperci dyskutowali o najważniejszych wyzwaniach stojących przed samorządami w dobie cyfrowej transformacji, zmian prawnych i rosnących oczekiwań społecznych.

Jak co roku kongres stanowił przestrzeń do merytorycznej wymiany doświadczeń, inspiracji i budowania współpracy między samorządami. W centrum tegorocznych debat znalazły się kwestie bezpieczeństwa - zarówno cyfrowego, jak i ludnościowego - a także organizacja pracy urzędów i rola sekretarzy w nowoczesnym zarządzaniu lokalnym.

Cyfryzacja w służbie samorządu

Jednym z głównych tematów Kongresu była cyfryzacja administracji samorządowej. O roli nowych technologii i konieczności podnoszenia poziomu cyberbezpieczeństwa mówił m. in. wicepremier Krzysztof Gawkowski, minister cyfryzacji, który podkreślił, że cyfrowa transformacja nie jest już wyborem, lecz koniecznością.

- Cyfryzacja to nasza wspólna odpowiedzialność. Rodzi się we współpracy - tam, gdzie wspólne architektury pracują nad cyfrową teraźniejszością i cyfrową przyszłością - zaznaczył w swoim wystąpieniu.

Minister zapowiedział również szereg działań resortu na rzecz wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz rozwoju narzędzi wspierających cyfrową komunikację w administracji. Dyskusje panelowe pokazały, że dla wielu sekretarzy temat cyfryzacji to dziś nie tylko wyzwanie technologiczne, ale też organizacyjne i etyczne, zwłaszcza w kontekście wykorzystania sztucznej inteligencji w urzędach.

Sekretarz - filar sprawnego samorządu

Wielokrotnie podkreślano, że sekretarze jednostek samorządu terytorialnego są kluczowym ogniwem zarządzania lokalnego. Jak zauważył senator Krzysztof Kwiatkowski, to właśnie sekretarze zapewniają ciągłość działania urzędów oraz stabilność władzy wykonawczej.

- Sekretarze pełnią funkcję stabilizatora władzy i gwarantują, że przyjęte uchwały przekładają się na konkretne decyzje i działania - mówił senator, wskazując na potrzebę wzmocnienia ich roli w strukturze JST.

Podczas debat zwracano uwagę, że w kontekście wprowadzonej dwukadencyjności wójtów i burmistrzów sekretarz staje się gwarantem ciągłości i profesjonalizmu administracji, niezależnym od zmian politycznych.

Nowe obowiązki w zakresie ochrony ludności

Duże zainteresowanie wzbudził panel dotyczący ochrony ludności i obrony cywilnej, szczególnie w kontekście nowej ustawy z 5 grudnia 2024. Dokument nakłada na samorządy szereg nowych obowiązków w zakresie reagowania kryzysowego i budowania odporności lokalnych społeczności.

Eksperci podkreślali, że choć w debacie publicznej dominuje temat zagrożeń militarnych, w praktyce samorządy muszą przygotowywać się na kryzysy infrastrukturalne, przerwy w dostawach prądu czy katastrofy naturalne, takie jak powodzie czy wichury.

Krótszy tydzień pracy w urzędach?

Nie mniejsze emocje wzbudziła dyskusja poświęcona organizacji pracy w administracji samorządowej. Uczestnicy panelu "Prawo pracy w JST. Nowoczesna administracja samorządowa - wyzwania i perspektywy" debatowali nad możliwością wprowadzenia 35-godzinnego tygodnia pracy.

Swoimi doświadczeniami podzieliła się Joanna Gawrych, sekretarz miasta Szczecinek, gdzie od lipca urzędnicy pracują w skróconym wymiarze czasu, w systemie cztero- lub pięciodniowym. Jak wskazano, rozwiązanie to może zwiększać efektywność i satysfakcję pracowników, ale wymaga odpowiedniego dostosowania organizacji pracy urzędów.

Dobre praktyki w samorządach

Podczas kongresu wręczono nagrody w IV edycji konkursu "Sekrety Zarządzania", organizowanego przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego.

Laureatami zostali:
- Urząd Gminy Smętowo Graniczne - za wdrożenie systemu "Rejestry" wspierającego cyfrową transformację urzędu,
- Urząd Miasta Lublin - za utworzenie Centrów Kompetencji Cyfrowych, które centralizują obsługę informatyczną jednostek oświatowych.

Wyróżnienia trafiły do:
- Urzędu Gminy Osielsko - za pakiet narzędzi cyfrowych usprawniających komunikację z mieszkańcami,
- Urzędu Miasta Rzeszów - za wdrożenie Rzeszowskiej Karty Mieszkańca i aplikacji "Rzeszów To MY 2.0".

Wyróżnienia specjalne otrzymali:
- Urząd Gminy Marklowice - za wykorzystanie sztucznej inteligencji do tworzenia protokołów z sesji rady gminy,
- Stowarzyszenie Aglomeracja Opolska - za program poprawy odporności na zjawiska ekstremalne.

Nagrodzeni mieli okazję zaprezentować swoje projekty w trakcie kongresu, inspirując innych uczestników do wdrażania innowacyjnych rozwiązań w administracji.

Jubileuszowa edycja już za rok

Podczas podsumowania wydarzenia ogłoszono, że jubileuszowy X Krajowy Kongres Sekretarzy odbędzie się 19-20 maja 2026. Organizatorzy zapowiadają, że przyszłoroczna edycja będzie miała wyjątkowy charakter i skupi się na podsumowaniu dekady rozwoju roli sekretarzy w samorządach.

IX Krajowy Kongres Sekretarzy potwierdził, że sekretarze są nie tylko organizatorami pracy urzędów, lecz także liderami zmian, którzy wyznaczają kierunki rozwoju nowoczesnej, sprawnej i przyjaznej administracji samorządowej.

Jednym z patronów medialnych kongresu był Ostrowski Portal Internetowy.