4 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 r.

1 czerwca weszły w życie aż cztery ustawy, które będą mieć realny wpływ na zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 r. Są to:
- ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;
- ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej;
- ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw.

Nowe przepisy zaczynają dopiero funkcjonować, dlatego trudno jednoznacznie określić, gdzie przedsiębiorcy czy agencje pracy tymczasowej popełniają najczęściej błędy. To pokaże praktyka. Można jednak zwrócić uwagę na kilka kwestii, na które należy uważać.

1. Niewypełnienie nowych obowiązków informacyjnych nałożonych na pracodawcę

Ustawa przewiduje szereg nowych obowiązków dla pracodawców. Część z tych obowiązków powiela dotychczasowe przepisy, jednak część to nowość. Deklarowanym przez ustawodawcę celem wprowadzenia dodatkowych obowiązków jest przeciwdziałanie wyzyskowi pracowników.

Nowym obowiązkiem jest obowiązek informowania pracowników o możliwości wstępowania do związku zawodowego. Celem wprowadzenia tego obowiązku jest rozpowszechnienie wiedzy o związkach zawodowych oraz zapewnienie lepszej ochrony dla cudzoziemców w Polsce.

Dodatkowo, jeśli umowa z pracownikiem jest w wersji obcojęzycznej, to pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie tłumaczenie takiej umowy przez tłumacza przysięgłego na język polski. Ten obowiązek ma raczej mniejsze znaczenie, albowiem zazwyczaj językiem głównym umowy będzie język polski, a przepis ten dotyczy wyłącznie tłumaczenia z języka obcego na polski.

Nowością jest także obowiązek przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem do organu, co według ustawodawcy powinno umożliwić sprawowanie kontroli warunków, na jakich pracodawca powierza pracę cudzoziemcowi, oraz zapobiegać zaniżaniu wysokości wynagrodzenia określonego w zezwoleniu na pracę.

Dodatkowo, na wniosek pracodawcy użytkownika należy mu przekazać kopię zezwolenia na pracę/oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego, co ma umożliwić pracodawcy użytkownikowi stosowanie się do zasad określonych w tym zezwoleniu.

2. Nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych

Kwestie związane z ochroną danych osobowych są bardzo istotne, albowiem pracodawca w razie kontroli powinien być w stanie wykazać, że zatrudnia cudzoziemca w sposób legalny. Nowe przepisy wskazują możliwość pozyskania od cudzoziemca danych osobowych oraz kopii dokumentów w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia przed rozpoczęciem pracy, ale także wprowadzają zasadę, że możemy żądać od cudzoziemca dokumentu pobytowego przez cały okres wykonywania pracy. Nowe przepisy zezwalają na przechowywanie tych dokumentów w trakcie zatrudnienia oraz 2 lata po zakończeniu zatrudnienia, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres (np. w przypadku umów o pracę termin będzie dłuższy).

Dotychczasowe przepisy, tj. ustawa o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pozwalała na żądanie ważnego dokumentu pobytowego przed rozpoczęciem pracy oraz na jego przechowywanie w trakcie zatrudnienia. Natomiast obecnie mamy wprost podstawę prawną, która upoważnia nas do żądania tego dokumentu także w trakcie zatrudnienia oraz pozwala wprost na jego dłuższe przechowywanie.

3. Nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom zawiera wykaz przesłanek odmowy zezwolenia na pracę. Należy pamiętać, że do odmowy dojdzie w wypadku sytuacji:
- złożenia wniosku zawierającego nieprawdziwe dane osobowe, fałszywe informacje lub dokumenty z takimi danymi/informacjami;
- zeznania nieprawdy/zatajenie prawdy, podrobienie/przerobienie dokumentu lub użycie go;
- prawomocnego ukarania - typu kwalifikowane wykroczeń;
- dwukrotnego ukarania za typ podstawowy nielegalnego powierzenia pracy;
- prawomocnego skazania za wybrane przestępstwa z kodeksu karnego

Kluczowe w nowej ustawie jest wprowadzanie przesłanek dotąd uznaniowych jako obligatoryjnych. Wymienić tu można:
- nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
- niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
- zaleganie z podatkami;
- brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
- nieprowadzenie działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w stanie likwidacji.

Nowa ustawa wprowadziła także obligatoryjną odmowę w sytuacji nieprawidłowego outsourcingu i w innych powiązanych przesłankach, w tym pozornego powierzenia pracy.

4. Niedotrzymanie okresu karencji 2 lat do świadczenia usług przez agencje na rzecz cudzoziemców

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadza okres karencji, który wynosi 2 lata, dla prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców. Co to oznacza? Każda agencja, która rozpoczęła swoją działalność będzie musiała przez pierwsze 2 lata prowadzić działalność w ww. zakresie wyłącznie na rzecz obywateli Rzeczpospolitej Polskiej. Dopiero po tym okresie będzie mogła wystąpić o wpis do rejestru agencji zatrudnienia i rozpocząć świadczenie usług na rzecz cudzoziemców. Ponadto prowadzenie takiej działalności wymaga zmiany wpisu w rejestrze (opłata za taki wpis została podwyższona do 1000 zł). Do wniosku o zmianę wpisu dołącza się wówczas odpowiednie oświadczenie, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Co ważne, również agencje powstałe przed wejściem w życie ustawy, jeśli chcą w dalszym ciągu świadczyć usługi na rzecz cudzoziemców, muszą dokonać zmiany wpisu do rejestru do dnia 1 września 2025 oraz uiścić opłatę w wysokości 1000 zł. Agencji założonych przez dniem 1 czerwca 2025 nie dotyczy wymóg 2-letniej karencji dla prowadzenia tego typu działalności.

Źródło: https://paluckiszkutnik.pl/kategoria/zatrudnianie-cudzoziemcow/

Zdjęcie poglądowe. Źródło: Materiał partnera